# Onlinehilfe ## Anforderungsassistent Wir freuen uns, Ihnen den **Anforderungsassistenten** präsentieren zu können – Ihren digitalen Leitfaden zur Beschaffungsvorbereitung. Der Anforderungsassistent ermöglicht die kollaborative Vorbereitung des Beschaffungsvorhabens. Bedarfsträger und Vergabestellen können dabei gemeinsam über einen **Multi-User-Zugriff** Ihre Anforderungen an die spätere Beschaffung zusammentragen – effizient, nachvollziehbar und vollständig dokumentiert. So entsteht ein gemeinsames Verständnis über Bedarf, technische Anforderungen und rechtliche Rahmenbedingungen – und damit eine verlässliche Grundlage für die spätere Ausschreibung. Der Anforderungsassistent stellt relevante Fragen und assistiert Sie mit Hilfetexten, damit Sie zu den passenden Antworten kommen, beispielsweise: - Welche Eignungsnachweise sind sinnvoll? - Welche Zuschlagskriterien gibt es und wie sollen diese gewichtet werden? - Können Innovationen bei der Beschaffung berücksichtigt werden? Der Assistent ist mit weiteren digitalen Tools für Ihren Bedarf verknüpft, die Sie direkt aus dem Anforderungsassistenten aufrufen können: ![GovMind.toolbox](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild1_Toolbox_b52e8884ba.png) ## Der Einstieg ist einfach Loggen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse ein. Bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen und klicken Sie auf den Button **weiter**. ![Bild2_Nutzung-von-GovMind.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild2_Nutzung_von_Gov_Mind_7449bff071.png) Sie werden auf die Homepage weitergeleitet. Schon können Sie mit der Ausschreibungsvorbereitung beginnen. ![Bild3_willkommen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild3_willkommen_cc49afc060.png) ## Starten Um den Assistenten zu starten, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung. - Sie starten den Assistenten über die **Navigation** oben rechts. - Sie klicken auf den Button **Jetzt starten** in der grauen Infobox, die mittig auf der Homepage platziert ist. ## Mappen Hier haben Sie Gelegenheit, eine neue Vergabemappe anzulegen oder eine bestehende Mappe aufzurufen, um Ihre Arbeit fortzusetzen. ### Mappe anlegen **Sie nutzen den Assistenten erstmalig?** Klicken Sie auf **Erste Mappe anlegen**, um eine digitale Vergabemappe für Ihr Projekt zu erstellen. Geben Sie Ihrem Projekt einen aussagekräftigen Namen, damit Sie es im späteren Verlauf eindeutig zuordnen können. ![Bild4_erste-mappe-anlegen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild4_erste_mappe_anlegen_89fa3e6cbd.png) Bestätigen Sie den Vorgang mit **Mappe erstellen**. ![Bild5_mappe-erstellen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild5_mappe_erstellen_9b96cfc66f.png) ### Mappe bearbeiten **Sie verwenden den Anforderungsassistenten bereits?** Klicken Sie auf **Mappe weiterbearbeiten**, um Ihre Beschaffungsvorbereitung fortzusetzen. ![Bild6_mappe-weiterbearbeiten.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild6_mappe_weiterbearbeiten_eb9ce7c18b.png) ### Gemeinsame Bearbeitung einer Mappe Navigieren Sie unter dem Dashboard auf der linken Seite in den Bereich Einstellungen und klicken Sie auf **Team verwalten**. In der sich öffnenden Ansicht klicken Sie auf **Neue Person zu dieser Mappe einladen**, um weitere Personen aus dem Fachbereich oder der Vergabestelle bzw. dem zentralen Einkauf zur Bearbeitung an dieser Mappe einzuladen. ![Bild7_neue-person-zu-mappe-einladen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild7_neue_person_zu_mappe_einladen_5aedf8b529.png) Sie können sämtliche Mitarbeitenden einladen, die über eine E-Mail-Adresse Ihrer Organisation verfügen bzw. der Organisationen, die mit Ihrer Nutzerlizenz einhergehen. Wählen Sie bei der Einladung zwischen folgenden Rechten bzw. Rollen aus, in dem Sie diese aus dem **Dropdown-Menü** im sich öffnenden Fenster auswählen. ![Bild8_rechte-vergeben.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild8_rechte_vergeben_e11bd31957.png) - **Leserechte:** Wählen Sie Leserechte, wenn die eingeladene Person ausschließlich die in dieser Anforderungsmappe eingetragenen Informationen und die bereitgestellten Dokumente abrufen können soll, sie aber nicht selbst bearbeiten können soll. - **Schreibrechte:** Vergeben Sie Schreibrechte, wenn die eingeladene Person die in dieser Anforderungsmappe enthaltenen Informationen selbst bearbeiten und einpflegen können soll und berechtigt sein soll, begleitende Dokumente zur Mappe hochzuladen. - **Eigentumsrechte:** Hierbei handelt es sich um **Administratorenrechte**, die denen des **Mappenerstellers** entsprechen. Personen, die mit diesen Rechten zu einer Mappe hinzugefügt worden sind, besitzen **Schreibrechte** und können – analog zum Mappenersteller – darüber hinaus die **Zugriffsrechte anderer Personen** **verwalten**, also Bearbeitende entfernen oder neue Personen in jeder Rolle zur Bearbeitung der Mappe einladen. Unter **Team verwalten** sehen Sie zudem **sämtliche Personen**, die bereits erfolgreich zu einer Mappe eingeladen wurden, und können überdies in die noch ausstehenden, also noch nicht angenommenen Einladungen navigieren. ![Bild9_team-verwalten-einladen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild9_team_verwalten_einladen_6301907081.png) Aus der Ansicht **Team verwalten** heraus können **Personen mit Eigentumsrechten** zudem die **Zugriffsrechte einer Person** **verwalten**, also z. B. Personen mit Leserechten Schreibrechte oder Eigentumsrechte vergeben. Zudem können Sie den Zugriff für andere Personen vollständig beenden, indem Sie diese Mitwirkenden **über das Papierkorb-Symbol** aus der Mappe entfernen. Klicken Sie auf dieses Symbol und bestätigen Sie die anschließende Warnmeldung, um Personen aus der Mappe zu entfernen. **Hinweis:** Sie können diese Personen **jederzeit erneut zur Bearbeitung** bzw. Mitwirkung an dieser Mappe **einladen**. Eine **Veränderung von Zugriffsrechten** bezieht sich zudem nur auf die gerade angezeigte Mappe. Auch unter **Dashboard -> Team** können Sie sämtliche Mitarbeitenden mit ihren jeweiligen Rechten einsehen und von dort über **Team verwalten** in die Teamverwaltung navigieren. ![Bild10_team-verwalten_dashboard.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild10_team_verwalten_dashboard_21a1b4cf23.png) Aus dieser Ansicht heraus haben Sie zudem die Möglichkeit, die Mappe selbst zu verlassen. Bitte beachten Sie, dass dies nur möglich ist, wenn mindestens eine weitere Person Eigentumsrechte für diese Mappe besitzt. Im Bereich **Grundlegendes** können Sie den Namen der Mappe verändern, wenn Sie Eigentumsrechte besitzen. ![Bild11_grundlegendes_neuer-name.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild11_grundlegendes_neuer_name_09fa1c565d.png) ### Mappe löschen Wenn Sie eine Vergabemappe nicht länger benötigen, können Sie diese **jederzeit löschen**. Um versehentliches Löschen zu vermeiden, müssen Sie Ihre Absicht, die Mappe zu löschen, in einem weiteren Schritt bestätigen. Alle Folgen des Löschvorgangs entnehmen Sie dem nun erscheinenden **Warnhinweis**: ![Bild12_mappe-loeschen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild12_mappe_loeschen_601add63e4.png) ### Mappe verlassen Während Sie an einer Mappe arbeiten, bleibt sie **für weitere Teammitglieder** **gesperrt**. Diese können den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen, aber keine Änderungen vornehmen. Um Ihre Mappe **zur Bearbeitung freizugeben**, müssen Sie diese Mappe **verlassen**. Klicken Sie auf den Button **Änderungen freigeben** im Dashboard oben links. Klicken Sie **Verlassen und später weiterarbeiten**, wenn Sie Ihre Bearbeitung unterbrechen möchten. Klicken Sie **Verlassen und freigeben**, wenn Sie die Mappe zur Bearbeitung für ein Teammitglied freigeben möchten. ![Bild13_mappe-verlassen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild13_mappe_verlassen_a482db89ff.png) ## Der Arbeitsbereich Sowohl wenn Sie eine neue Mappe anlegen als auch, wenn Sie eine bereits erstellte Mappe aufrufen, gelangen Sie in die Hauptansicht bzw. in den Arbeitsbereich der Mappe. ### Navigation Der Dateipfad oben links zeigt an, auf welcher Seite Sie sich befinden: Startseite > Anforderungsassistent > **Neue Mappe** > Dashboard Sie befinden sich in der Dashboard-Ansicht Ihrer **Vergabemappe**. ![Bild14_breadcrumbs.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild14_breadcrumbs_25832e2631.png) ### Themenfelder Die Vergabemappe umfasst **sieben Themenfelder („Blöcke“)** in der logischen Reihenfolge ihrer Bearbeitung. Diese werden Ihnen in der Übersicht links und im Hauptarbeitsbereich in sieben grau unterlegten Blöcken angezeigt. Jedes Themenfeld enthält einen Fragekatalog, der alle Aspekte des Themas abdeckt. ### Unterstützende Hilfetexte Den Fragekatalogen sind umfassende Hilfetexte zugeordnet. Um einen Hilfetext einzublenden, klicken Sie auf **Hilfe anzeigen**. ![Bild15_hilfe-anzeigen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild15_hilfe_anzeigen_3444c8616e.png) Die Onlinehilfe öffnet sich am rechten Seitenrand. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf das **Kreuz rechts**. ![Bild16_onlinehilfe-anzeigen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild16_onlinehilfe_anzeigen_16f6d6ea06.png) ### Blöcke bearbeiten Der Anforderungsassistent führt Sie durch alle sieben Blöcke, die Sie **als abgeschlossen markieren** können – Letzteres ist auch möglich, wenn Sie **einen Block nur teilweise bearbeiten** möchten, da Sie die Möglichkeit haben, Fragen, die für Ihr Beschaffungsvorhaben nicht von Relevanz sind, zu **überspringen**. ![Bild17_frage-nicht-beruecksichtigen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild17_frage_nicht_beruecksichtigen_6ddd884cd5.png) Sie können die ausgegraute Frage mit einem Klick auf **Frage wieder berücksichtigen** später beantworten. ![Bild18_frage-wieder-beruecksichtigen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild18_frage_wieder_beruecksichtigen_065759b694.png) ### Bearbeitungsstatus Der Bearbeitungsstatus eines Blocks wird Ihnen in der Übersicht links angezeigt. Dort sehen Sie hinter jedem Themenfeld ein **Kreissymbol**, dessen Rand sich nach und nach grün färbt. ![Bild19_kreissymbol.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild19_kreissymbol_177ded1caf.png) ### Beenden des Assistenten Nachdem alle Fragen eines Blocks beantwortet oder ausgeblendet wurden, kann ein Block abgeschlossen werden, indem Sie auf **Modul abschließen** **und weiter** klicken oder das Modul oben rechts mit einem Klick auf **Block noch nicht abgeschlossen** (wird zu **Block abschließen**, wenn man mit dem Cursor darüberfährt und der Block abschließbar ist) abschließen. ![Bild20_modul-abschliessen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild20_modul_abschliessen_a3a01b3a1e.png) Sind alle Blöcke abgeschlossen, kann auch der **gesamte Anforderungsassistent** durch einen Klick auf **Assistenten abschließen** beendet werden. ![Bild21_assistenten-abschliessen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild21_assistenten_abschliessen_c091bbe204.png) Wenn Sie eine **abgeschlossene Mappe** wieder bearbeiten möchten, müssen Sie zunächst die **Sperrung** der gesamten Mappe **wieder aufheben**, indem Sie erneut auf das **Schlüsselsymbol klicken**. ![Bild22_schutz-aufheben_ergebnisse-exportieren.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild22_schutz_aufheben_ergebnisse_exportieren_7b3c00fcd3.png) Anschließend können Sie eine **Datei** mit sämtlichen Anforderungen **als PDF herunterladen**, wobei dieses Dokument mit einem **Export-Zeitstempel** versehen wird. ![Bild23_export-bereitgestellt.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild23_export_bereitgestellt_356aa699fe.png) Um einzelne abgeschlossenen Blöcke nochmals bzw. wieder editieren zu können, müssen Sie auch diese entsperren, indem Sie oben rechts in einem solchen Block **das Häkchen bei Block abgeschlossen mit einem Klick darauf entfernen**. Dies ist nur möglich, wenn die **Gesamtmappe nicht abgeschlossen** ist. ![Bild24_block-entsperren.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild24_block_entsperren_7d3e2e4436.png) ## Die Themenfelder im Überblick ### Voraussetzungen und grundlegende Angaben Der **GovMind.assistant** unterstützt Sie dabei, den Bedarf zu ermitteln, auch wenn dieser noch nicht klar beschreibbar sein sollte. Über die **Recherche nach Produkten, Anbietern und Lösungsräumen** erhalten Sie einen Einblick, auf welche unterschiedlichen Wege und mit welchen unterschiedlichen Anbietern ein bestimmter Bedarf gedeckt werden kann. **Hinweis:** Nutzen Sie zur Berechnung der korrekten Liefer- bzw. Ausführungsfrist den [cosinex-Fristenrechner](https://www.fristenrechner.de), der mit dem Assistenten verknüpft ist: ![Bild25_block1_voraussetzungen-grundlegende-angaben.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild25_block1_voraussetzungen_grundlegende_angaben_055447fe9f.png) ### Auftragsgegenstand: Bedarfsklärung und haushaltsrechtliche Voraussetzungen Der Auftragsgegenstand entspricht der Leistung, die im Rahmen der Vergabe beschafft werden soll. Dabei kann es sich um eine **Liefer-, Bau- oder Dienstleistung** handeln. Der Auftragsgegenstand liefert die **Erklärung, was beschafft wird**. Genauere Ausführungen erfolgen im Rahmen der **Leistungsbeschreibung**. ![Bild26_auftragsgegenstand.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild26_auftragsgegenstand_b9c33d9b59.png) ` `Da es in diesem Block schwerpunktmäßig darum geht, den Auftragsgegenstand abzugrenzen und zu beschreiben, ist die **GovMind.suche** hiermit verknüpft. Sie können mit der **GovMind.suche** nach über 5.000 Produkten und Lösungen und mehr als 2.500 Bietern europaweit recherchieren, um so innovative und digitale Lösungsalternativen zu Ihrem Bedarf zu finden, sich hinterlegte Produktinformationen ansehen und **potenzielle Bieter** über die abrufbaren Kontaktdaten auch **direkt kontaktieren**. ![Bild27_verknuepfung_govmind-suche.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild27_verknuepfung_govmind_suche_f71b6d8925.png) ### Markterkundung Machen Sie hier Angaben zu **Markterkundung**, **Marktanalyse** sowie ggf. einem durchgeführten **Marktdialog**. **Hinweis:** Bitte beachten sie, dass **zwingend** eine Markterkundung durchzuführen und zu dokumentieren ist, wenn Sie ein **Alleinstellungsmerkmal definieren**, das dazu führt, dass **nur ein Anbieter** für die Auftragserfüllung in Betracht kommt, da transparent nachgewiesen werden muss, dass es keine anderen Anbieter gab, die die geforderte Leistung bzw. das zu beschaffende Wirtschaftsgut in gleichwertiger Güte erbringen können. ![Bild28_markterkundung.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild28_markterkundung_fb36536822.png) ### Anforderungen an den Vertragspartner Machen Sie hier Angaben zu den gewünschten bzw. erforderlichen Eignungskriterien, weiteren Nachweisen der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters. ![Bild29_anforderungen-vertragspartner.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild29_anforderungen_vertragspartner_faf74f06b9.png) ### Ausschreibungsrelevante Dokumente und Kriterien In diesem Block geht es um das Erstellen und Zusammentragen der für die spätere Beschaffung relevanten Dokumente. Dabei unterstützt Sie **GovMind.wissen** bei Ihrer Recherche nach passenden Ausschreibungsunterlagen der Vergangenheit und der Beschreibung von Lösungsräumen. Sie können die Anwendung direkt aus dem Anforderungsassistenten aufrufen: ![Bild30_verknuepfung_govmind-wissen.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild30_verknuepfung_govmind_wissen_352b542149.png) Mit **GovMind.wissen** greifen Sie auf geprüfte Leistungsbeschreibungen, Kriterienkataloge und Praxisbeispiele anderer Verwaltungen zu – ideal als Vorlage für Ihre eigene Ausschreibung. Laden Sie danach die Dokumente hoch, die für eine spätere Ausschreibung relevant sind. Sie müssen alle in diesem Dokumentenkorb gesammelten Dokumente kategorisieren. Die Dokumente können von Mitarbeitern mit Zugriff auf Ihre Anforderungsmappe eingesehen werden. Ergänzend steht Ihnen ein weiteres KI-gestütztes Modul zur Verfügung, das Sie bei der **Prüfung auf Nachhaltigkeitskriterien** unterstützt. **GovMind.nachhaltig** prüft Ihre Dokumente automatisiert – auf Basis anerkannter **Leitlinien des Umweltbundesamtes** und der **EU**. Sie können die vorgeschlagenen Leitlinien danach aus dem Assistenten aufrufen und Ihre Leistungsbeschreibung um Nachhaltigkeitskriterien anreichern. ![Bild31_verknuepfung_govmind-nachhaltig.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild31_verknuepfung_govmind_nachhaltig_48d68244fa.png) ### ### Auftragswertschätzung Machen Sie hier Angaben zu einer **Schätzung des Auftragswerts**, einer möglichen Preisobergrenze oder den Einsatz von Fördermitteln. Achten Sie darauf, die Schätzung objektiv und realistisch durchzuführen. ![Bild32_block6_auftragswertschätzung.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild32_block6_auftragswertschaetzung_a5be2039fe.png) ### Sonstiges In diesem Abschnitt können z. B. Fortschritte im Hinblick auf **Digitalisierung, Barrierefreiheit, Klimaziele, Innovationsförderung** relevant sein. Die Verfolgung solcher strategischen Ziele kann auch Einfluss auf die gewählten Zuschlagskriterien haben. ![Bild33_block7_sonstiges.png](https://files.govmind.tech/strapi-assets-staging//Bild33_block7_sonstiges_72c6ae6c4a.png)

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